CLOTURE DE L'EXERCICE COMPTABLE

Quelle est la procédure à suivre pour clôturer un exercice ?

La procédure de clôture d'exercice est commune, à quelques détails près, à tous les logiciels de comptabilité :  

Voici la procédure à suivre, présentée de la manière la plus simple possible :

• Procéder, si ce n'est déjà fait, au lettrage automatique puis manuel des clients et fournisseurs ( indispensable pour les reports à nouveaux détaillés )
• Faire une sauvegarde que vous conserverez comme archive de l'exercice
• Faire la clôture mensuelle. Au cours de cette clôture, si le logiciel décèle un problème dans un journal ( écriture déséquilibrée, ligne sans date ...), il ne clôture pas ce journal et vous signale le problème sur le rapport de clôture. Faire les corrections nécessaires et recommencer la clôture mensuelle.
• Faire le Calcul du Résultat. Cette opération solde les comptes de Classes 6 et 7 par une écriture dans le journal des OD.
• Editer tous les documents nécessaires à vos archives comptables ( Journaux, Journal Centralisateur, Grand Livre, Balance ... ).
• Faire les Reports à Nouveaux. Assurez-vous auparavant que tous les comptes que vous voulez reporter en détail ( clients, fournisseurs ...) sont bien marqués "Ecritures non lettrées" ( voir Init / Plan Comptable / Options sur compte ). De même, si vous souhaitez reporter en détail les écritures non pointées du compte banque au-lieu du solde, cochez la mention "Ecritures non pointées"

La clôture est terminée. L'exercice N+1 est devenu exercice N dans les Renseignements Généraux

SAUVEGARDES 

Comment gérer les sauvegardes ?

La gestion des sauvegardes n'est pas toujours simple, voici donc quelques points intéressant à souligner sur ce sujet :

• Faites des sauvegardes le plus souvent possible. La question que vous devez vous poser est la suivante :  "Quelle quantité de données suis-je prêt à perdre ? ". Si votre réponse est un an de données, sauvegarder une fois par an vous suffit; si c’est un mois de données, sauvegardez une fois par mois. Si vous ne voulez pas perdre la moindre donnée, sauvegardez à chaque fois que le logiciel est utilisé.
• Multipliez et alternez les jeux de sauvegarde. Ceci présente en effet deux intérêts :  
  1 - Si un des jeux de sauvegarde est impossible à restaurer, un autre jeu pourra sans doute l'être.  
  2 - L’alternance des jeux de sauvegarde offre en plus la possibilité du choix de la sauvegarde à restaurer (la dernière ou l’avant dernière etc...).

Conservez les sauvegardes dans un endroit sûr, et même dans un lieu extérieur à l'entreprise.